Tilfredsheden bobler frem

Af Jørn Nyvang

Glostrup Boligselskab er oppe til eksamen hele tiden. Indflyttere og ansatte bedømmer løbende, hvordan de synes, at det går. Hvert år ved denne tid kan man se de nye karakterer, de giver boligselskabet. Karaktererne indgår i den årsberetning, der udsendes om boligselskabets arbejde med forvaltningsrevision. Glostrup Boligselskab bruger forvaltningsrevision offensivt. Måske er det derfor, at karaktererne fra indflyttere og ansatte er stigende. Forvaltningsrevision for boligselskaber blev indført ved lov for 10 år siden. Den har fokus på andet end pengestrømme, som den traditionelle revision primært tager sig af. Eller som Boligselskabernes Landsforening skriver på sin hjemmeside: "Forvaltningsrevision skal betragtes som et ledelsesværktøj, der med udgangspunkt i målsætninger fastsat af ledelsen og i skriftlige forretningsgange skal sikre en intern styring af og kontrol med udviklingen i de almene boligorganisationer." Glostrup Boligselskabs direktør, John Møller, efterlyser flere kolleger på denne bane for at få større erfaringsudveksling og vidensdeling. "Vi synes, vi får noget ud af at arbejde systematisk med forvaltningsrevision. I stedet for, at arbejdet bare bliver til en dårlig samvittighed, kan man skrue det sammen i forhold til selskabets aktuelle udvikling," udtaler han.

Tjek på opfølgning                                                                 Indflyttere og ansatte udtrykker deres tilfredshed på en skala fra 1 (dårligst) til 4 (bedst). Efter to måneder i deres nye lejlighed modtager alle indflyttere et tilfredshedsskema: Om Beboerservice på hovedkontoret, om håndteringen af lejlighederne hos både driftskontorer og eksterne håndværkere samt om boligområderne. Her opnåede Beboerservice i boligadministrationen 3,5 i 2008 (et tal, som vækker stolthed i en tid med stadig flere boligsøgende). Driftskontorerne og håndværkerne opnåede henholdsvis 3,23 og 3,13 i 2008. Og boligområderne opnåede samme år 3,4. De ansatte deltager i en medarbejderundersøgelse. I 2008 gjaldt den blandt andet 10 spørgsmål om deres tilfredshed. Spørgsmålene gik blandt andet på de ansattes forhold til boligselskabets grundlæggende værdier, til samarbejde og muligheder for at leve op til de faglige krav. Her var resultatet 3,34. Et andet mål for medarbejdernes trivsel er antallet af sygedage. Det faldt markant fra 2007 til -08, og målet er at få det til at falde yderligere i -09.

Effektive flytninger                                                                           En af de største udfordringer er effektivisering i forbindelse med fraflytninger. En analyse viste i 2007, at Glostrup Boligselskab brugte 16 effektive administrative medarbejdertimer på en typisk fraflytningssag fordelt på ni ansatte. I alt blev det 6.500 arbejdstimer i 2007. Der kan spares mange timer og undgås mange fejl og misforståelser ved at indføre elektronisk flyttesyn. Glostrup Boligselskab lavede forarbejdet til det i 2008, og inden sommer skal det føres ud i livet. Systemet er allerede testet med succes. Boligselskabet sparer i forvejen på papir i forbindelse med energistyringen. I 2008 var fjernaflæsning af varmeforbrug en af de vigtigste opgaver i forhold til forvaltningsrevisionen. Og det blev netop indført her til nytår. Pengene til systemet blev blandt andet skaffet gennem boligselskabets trækningsret i Landsbyggefonden.

To års vigtigste opgaver i Glostrup Boligselskab

2008:

1. Styrke Medarbejderudviklingssamtaler
2. Indførsel af elektronisk syn
3. Arbejdsskemaer til renholdelse og vedligeholdelse
4. Indførsel af fjernaflæsning af varme
5. Ny filstruktur
6. Forbedrede skabeloner til standardbreve
7. Ny løn til ejendomsfunktionærerne
8. Fælles opgavekalender til driftssager
9. Ny forretningsgang for større renoveringssager
10. Markedsføringskampagne
11. Udvikling af software til forvaltningsrevision (BI-system)
12. Styrke APV-arbejde (arbejdspladsvurdering)

2009:

1. Implementere det elektroniske flyttesyn til sommer
2. Oplæring i det elektroniske flyttesyn
3. Eget BI-system til analyseværktøj, der kan hente data fra det administrative system
4. Fortsat arbejde med værktøjer til optimering af arbejdsgange for renholdelse og vedligeholdelse
5. Forbedre standardbreve
6. Nyeste officepakke indføres med mulighed for mere professionel layout, udarbejdelse af makroer og skabeloner
7. Styrke Medarbejderudviklingssamtaler
8. Hjemmesiden udbygges med Intranet, Ekstranet og elektroniske nyhedsbreve
9. Fortsat ekstraordinær nøje overvågning af selskabets formueforvaltning
10. Løbende opfølgning på sygestatistik i den enkelte afdeling
11. Vurdere indkomne fejlrapporteringsskemaer løbende i samarbejde med vores håndværkere
12. En ny forretningsgang for større renoveringssager
13. Udbud af forsikringsportefølje
14. Indbetaling ved hjælp af betalingskort via hjemmesiden
15. Annoncering af gavekort til unge

Langt de fleste er i gang, men…

Mindst fire ud af fem almene boligorganisationer har et aktivt forhold til forvaltningsrevision. Det viser en statusundersøgelse fra Landsbyggefonden sidste år. Fonden udsendte et spørgeskema til 783 boligorganisationer og fik svar fra 690. Blandt disse har mindst 89 procent fastsat målsætninger for deres arbejde med forvaltningsrevision inden for et eller flere driftsområder. Til gengæld er der ikke udsigt til de store forandringer hos resten. Mere end to tredjedele af dem har ingen planer om at gøre noget ved det. "Hvilket isoleret set ikke er hensigtsmæssigt," skriver Landsbyggefonden. Det er typisk mindre boligorganisationer med 250-1.000 lejemål, som ikke er kommet ret langt med forvaltningsrevision. Boligorganisationer med målsætninger for deres forvaltningsrevision nøjes ikke med de pæne ord. Mindst 86 procent af dem følger op med handlingsplaner, viser statusundersøgelsen. På afdelingsplan er boligorganisationernes indsats med forvaltningsrevision mindre. Her har mindst 76 procent målsætninger for indsatsen på i hvert fald ét område. På spørgsmålet, om indførelsen af forvaltningsrevision i en eller anden grad har medført forbedringer i sparsommelighed, produktivitet og effektivitet i boligorganisationen, svarer 63 procent ja og 14 procent nej.